Assistant(e) administratif(ve) exécutif(ve) auprès du DG/Directeur des opérations

Temps plein

Diriger. Inspirer. Faire advenir.

Nous recherchons une préposée(e) administrative exécutive hautement organisée, soignée et proactive pour soutenir notre Directeur général/Directrice générale/COO. Ce rôle dépasse le cadre administratif - c'est une opportunité d'être un partenaire de confiance au cœur d'un bureau exécutif dynamique, gérant les priorités, coordonnant les initiatives clés et aidant à maintenir l'opération fonctionnant sans heurts.

Si vous excellez dans l'organisation, la confidentialité, le professionnalisme et la réalisation des choses, nous aimerions vous rencontrer!

Résumé du poste

• La préposée(e) administrative exécutive assistera le DG/COO dans les fonctions administratives quotidiennes. Améliore l'efficacité de la direction en fournissant des informations, un soutien administratif et en représentant la direction auprès des autres.

Fonctions essentielles

• Responsable des fonctions administratives quotidiennes du bureau du COO/DG.
• Assister le COO/Directeur général dans le maintien des dossiers exécutifs, des dossiers de comité et du suivi connexe.
• Maintenir le calendrier/l'horaire des rendez-vous du COO/Directeur général, y compris la planification et la programmation des réunions du Conseil et des Comités, des conférences, des appels Zoom, ainsi que toute autre demande et/ou réunion. Envoyer/créer/joindre des feuilles BEO pour les réunions et prendre des notes/procès-verbaux selon les besoins.
• Préserve le temps du COO/Directeur général en lisant, recherchant et acheminant la correspondance; en rédigeant des lettres et des documents, en collectant et en analysant les informations, et en initiant les télécommunications.
• Préparer les dossiers pour les réunions, coordonner la mise en place des réunions, assister aux réunions, prendre, préparer et distribuer des procès-verbaux précis/clairs, et maintenir les listes de membres pour les éléments suivants: Comités exécutifs (POA/Condo), Conseil d'administration (POA) et Conseil des gouverneurs (Condo) et/ou autres réunions selon les instructions.
• Assister le DG dans la préparation de l'assemblée générale, avant les assemblées annuelles régionales et les assemblées annuelles POA/Condo.
• Consolider les informations pour le rapport annuel POA/Condo.
• Programmer annuellement toutes les réunions de comité/réunions de comité POA/Condo - créer/joindre des feuilles BEO pour toutes les réunions et créer des invitations Outlook et envoyer pour toutes ces réunions. Maintenir, mettre à jour et envoyer à tous les destinataires requis.
• Préparer et distribuer les éléments suivants pour les conseils régionaux: avis de réunion mensuels et ordres du jour, procès-verbaux de réunion mensuels, correspondance et divers envois.
• Préparer et distribuer les ordres du jour, les procès-verbaux de réunion et la correspondance pour diverses réunions selon les directives.
• Préparer une variété de rapports selon les besoins.
• Assister les directeurs/directrices de département à anticiper les rapports pertinents et le suivi nécessaire.
• Communique de manière professionnelle et composée en toutes circonstances. Écoute attentivement les questions et commentaires et assure le suivi de manière opportune et appropriée si nécessaire.
• Répond aux appels téléphoniques et à la correspondance par courriel de manière opportune et professionnelle.
• Fournir une surveillance des statuts, des clauses restrictives, conditions et restrictions, règles, règlements et politiques.
• Fournir un soutien administratif aux membres et aux collègues du Centre d'affaires.
• Effectuer les tâches administratives générales du bureau.
• Travailler en collaboration avec toute la gestion POA/Condo/Immobilière, les Conseils et les membres. Assurer une relation ouverte et collaborative avec le Gestionnaire de l'association communautaire.
• Travailler avec les relations avec les fournisseurs externes.
• Préparer les éléments pour les réunions requises d'adhésion/marketing.
• Fournir des idées, des commentaires et des suggestions pour améliorer continuellement les services fournis aux membres et au personnel.
• Participer à diverses réunions du Conseil et des Comités et prendre et rédiger des procès-verbaux précis selon les tâches assignées.
• Exerce le poste avec des normes élevées, de l'intégrité et de manière opportune et efficace.
• Effectuer des fonctions administratives pour le DG/COO en relation avec les rénovations du club et les grands projets, ce qui peut inclure la préparation de listes/documents, la prise de contact et la communication avec divers fournisseurs.
• Assister aux projets spéciaux selon les directives du Directeur général/COO et/ou du Directeur financier.
• Prépare les rapports/documents demandés par le DG/COO en collectant et en analysant les informations.
• Maintient la confiance des membres et protège les opérations en gardant toutes les informations confidentielles.
• Fournit une assistance aux membres du Conseil et/ou du Comité selon les demandes.
• Fournit une assistance à la préposée(e) administrative à la réception/réceptionniste selon les besoins; peut assister d'autres préposées(es) administratives au centre d'affaires selon les demandes.
• Coordonne, gère et programme tous les éléments/processus requis avec le Superviseur des élections ou l'État/comté lorsqu'il y a des élections sur la propriété Quail Ridge.
• Maintient le plus haut niveau de confidentialité et de discrétion dans le traitement des informations sensibles, des communications exécutives, des questions de personnel, des dossiers financiers et de toutes les questions relatives au Bureau du Directeur général.
• Effectuer toute autre tâche assignée par la direction exécutive et/ou le COO/DG.

Connaissances, compétences et aptitudes

• Doit avoir d'excellentes compétences informatiques, y compris l'utilisation extensive des programmes Microsoft Office, Windows, Excel et la capacité à créer des packages PDF qui incorporent plusieurs pages et images.
• Capacité à prendre et enregistrer les procès-verbaux.
• Doit avoir une connaissance des concepts, pratiques et procédures couramment utilisés dans un club de golf.
• Gérer efficacement plusieurs appels aux employés, membres, fournisseurs et au grand public.
• Répondre aux plaintes et demandes des membres de manière courtoise et amicale.
• Doit posséder d'excellentes compétences interpersonnelles et de résolution de conflits.
• Doit posséder d'excellentes compétences en communication écrite et verbale.
• Doit posséder d'excellentes compétences organisationnelles et coordonner et accomplir les tâches avec une supervision limitée.
• Doit être une personne attentive aux détails et posséder des compétences en gestion du temps.
• Doit maintenir des normes de performance élevées.
• Compétences de calcul simples (Addition, Soustraction, Multiplication, Division, Pourcentages)
• Lecture et écriture courantes en anglais avec la capacité à reconnaître les signes et symboles.
• Capacité à faire face aux changements de routine souvent.
• Capacité à traiter efficacement et avec tact avec tous les membres, comités, employés et la direction.
• Capacité à travailler dans un environnement dynamique.
• Connaissance des documents communautaires, des directives, des règles et règlements communautaires.

Éducation et expérience

• Diplôme d'études secondaires ou équivalent requis.
• Diplôme de baccalauréat préféré.
• Minimum 5 ans d'expérience générale en bureau/administration requis.
• Expérience antérieure préférée en tant que préposée(e) administrative pour un rôle de niveau C.
• Expérience extensive en service à la clientèle requise et multitâche.
• Expérience de club de golf ou d'association de propriétaires préférée.
• Expérience informatique requise, y compris mais non limité aux programmes Microsoft Office PowerPoint, Word, Excel, Outlook, Internet et connaissances de base de données connexes attendues.
• Expérience avec et capacité à prendre et enregistrer les procès-verbaux de réunion et la correspondance.
• Certification de notaire public requise et/ou chercher à être certifié.

Postulez sur notre site Web à:

https://quailridgecc.applicantpro.com/jobs/4181993

Milieu de travail sans drogue/E-Verify/EOE