Asistente Administrativo Ejecutivo del GM/COO

Tiempo Completo

Lidera. Inspira. Hazlo Realidad.

Buscamos un(a) Asistente Administrativo Ejecutivo altamente organizado, pulido y proactivo para apoyar a nuestro Gerente General/COO. Este es más que un rol administrativo: es una oportunidad de ser un(a) socio(a) de confianza en el centro de una oficina ejecutiva de ritmo acelerado, gestionando prioridades, coordinando iniciativas clave y ayudando a mantener la operación funcionando sin problemas.

Si prosperas con la organización, la confidencialidad, el profesionalismo y haciendo que las cosas sucedan, ¡nos encantaría conocerte!

Resumen del Puesto

• El asistente administrativo ejecutivo asistirá al GM/COO con funciones administrativas diarias. Mejora la efectividad del ejecutivo proporcionando información, apoyo administrativo y representando al ejecutivo ante otros.

Funciones Esenciales

• Responsable de las funciones administrativas diarias de la oficina del COO/GM.
• Asistir al COO/Gerente General en el mantenimiento de archivos ejecutivos, archivos de comités y seguimiento relacionado.
• Mantener el calendario/cronograma de citas del COO/Gerente General incluyendo la planificación y programación de reuniones de Junta Directiva y Comités, conferencias, llamadas de zoom, así como cualquier otra solicitud y/o reunión. Enviar/crear/adjuntar hojas BEO para reuniones y tomar notas/actas según sea necesario.
• Conserva el tiempo del COO/Gerente General leyendo, investigando y enrutando correspondencia; redactando cartas y documentos, recopilando y analizando información, e iniciando telecomunicaciones.
• Preparar paquetes para reuniones, coordinar la configuración de reuniones, asistir a reuniones, tomar, preparar y distribuir actas precisas/claras, y mantener listados de miembros para lo siguiente: Comités Ejecutivos (POA/Condominio), Junta Directiva (POA) y Junta de Gobernadores (Condominio) y/u otras reuniones según se indique.
• Asistir al GM en la preparación de asambleas comunitarias, antes de reuniones anuales de área y reuniones anuales de POA/Condominio.
• Consolidar información para el informe anual de POA/Condominio.
• Programar anualmente todas las reuniones de comités/reuniones de comités de POA/Condominio - crear/adjuntar hojas BEO para todas las reuniones y crear invitaciones de calendario de Outlook y enviar para todas estas reuniones. Mantener, actualizar y enviar a todos los requeridos.
• Preparar y distribuir lo siguiente para juntas de área: avisos de reuniones mensuales y agendas, actas de reuniones mensuales, correspondencia y varios envíos.
• Preparar y distribuir agendas, actas de reuniones y correspondencia para una variedad de reuniones según se indique.
• Preparar una variedad de informes según sea necesario.
• Asistir a Gerentes/Directores de Departamento en la anticipación de informes relevantes y seguimiento necesario.
• Comunicarse de manera profesional y serena en todas las circunstancias. Escuchar atentamente preguntas y comentarios y hacer seguimiento de manera oportuna y apropiada cuando sea necesario.
• Responder a llamadas telefónicas y correspondencia por correo electrónico de manera oportuna y profesional.
• Proporcionar supervisión de los estatutos, convenios, condiciones y restricciones, reglas, regulaciones y políticas.
• Proporcionar apoyo administrativo a miembros y colegas en el Centro de Negocios.
• Realizar deberes administrativos generales de oficina.
• Trabajar colaborativamente con toda la administración de POA/Condominio/Bienes Raíces, Juntas Directivas y miembros. Asegurar una relación abierta y colaborativa con el Gerente de Asociación Comunitaria.
• Trabajar con relaciones de proveedores externos.
• Preparar artículos para reuniones requeridas de membresía/marketing.
• Proporcionar ideas, retroalimentación y sugerencias para mejorar continuamente los servicios proporcionados a miembros y personal.
• Participar en varias reuniones de Junta Directiva y Comités y tomar y redactar actas precisas según se asigne.
• Desempeña el puesto con altos estándares, integridad y de manera oportuna y eficiente.
• Realizar funciones administrativas para GM/COO en relación con renovaciones de clubes y proyectos grandes, que pueden incluir preparar listas/documentos, contactar y comunicarse con varios proveedores.
• Asistir con proyectos especiales según lo dirigido por el Gerente General/COO y/o CFO.
• Prepara informes/documentos según lo solicitado por GM/COO recopilando y analizando información.
• Mantiene la confianza de los miembros y protege las operaciones manteniendo toda la información confidencial.
• Proporciona asistencia a miembros de la Junta Directiva y/o Comités según lo solicitado.
• Proporciona asistencia al Asistente Administrativo de Recepción/Recepcionista según sea necesario; puede asistir a otros asistentes administrativos en el centro de negocios según lo solicitado.
• Coordina, gestiona y programa cualquier artículo/proceso requerido con el Supervisor de Elecciones o estado/condado cuando hay elecciones en la propiedad de Quail Ridge.
• Mantiene el más alto nivel de confidencialidad y discreción en el manejo de información sensible, comunicaciones ejecutivas, asuntos de personal, registros financieros y todos los asuntos relacionados con la Oficina del Gerente General.
• Realizar cualquier otra tarea asignada por otra administración ejecutiva y/o COO/GM.

Conocimientos, habilidades y capacidades

• Debe tener excelentes habilidades informáticas, incluyendo uso extensivo de programas de Microsoft Office, Windows, Excel y la capacidad de crear paquetes PDF que incorporen múltiples páginas e imágenes.
• Capacidad de tomar y registrar actas.
• Debe tener conocimiento de conceptos, prácticas y procedimientos comúnmente utilizados dentro de un club de campo.
• Manejar eficientemente múltiples llamadas de empleados, miembros, proveedores y el público en general.
• Responder a quejas e inquietudes de miembros de manera cortés y amable.
• Debe poseer excelentes habilidades interpersonales y de resolución de conflictos.
• Debe poseer excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal.
• Debe poseer excelentes habilidades organizacionales y coordinar y completar tareas con supervisión limitada.
• Debe ser un individuo orientado a los detalles y poseer habilidades de gestión del tiempo.
• Debe mantener altos estándares de desempeño.
• Habilidades computacionales simples (Sumar, Restar, Multiplicar, Dividir, Porcentajes)
• Lectura y escritura fluida en inglés con la capacidad de reconocer signos y símbolos.
• Capacidad de lidiar con cambios rutinarios frecuentemente.
• Capacidad de tratar de manera efectiva y táctil con todos los miembros, comités, empleados y administración.
• Capacidad de trabajar en un entorno de ritmo acelerado.
• Conocimiento de documentos comunitarios, directrices, reglas y regulaciones comunitarias.

Educación y experiencia

• Diploma de Escuela Secundaria o equivalente requerido.
• Licenciatura preferida.
• Mínimo 5 años de experiencia general en oficina/administrativa requerida.
• Experiencia previa preferida como Asistente Administrativo de un rol de Nivel C.
• Amplio antecedente de servicio al cliente requerido y multitarea.
• Experiencia en Club de Campo o Asociación de Propietarios preferida.
• Experiencia informática requerida, incluyendo pero no limitado a programas de Microsoft Office PowerPoint, Word, Excel, Outlook, Internet y conocimiento de bases de datos relacionadas esperado.
• Experiencia con y capacidad de tomar y registrar actas de reuniones y correspondencia.
• Certificación de Notario Público requerida y/o buscar ser certificado.

Solicita en nuestro sitio web en:

https://quailridgecc.applicantpro.com/jobs/4181993

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