Gestionnaire du programme de location

Temps plein

Le Gestionnaire du programme de location est responsable de la gestion globale, de l'administration et de la performance opérationnelle du programme de location de chambres d'hôtes du Club. Ce poste supervise tous les aspects des opérations de location, y compris les réservations, l'entretien ménager, la blanchisserie, la coordination de la maintenance, les rapports financiers, la gestion des revenus, les relations avec les fournisseurs, ainsi que les relations avec les membres, les clients et les propriétaires de locations.

Le Gestionnaire du programme de location dirige les opérations quotidiennes, supervise les employés assignés, coordonne les prestataires de services externalisés et établit les priorités opérationnelles pour assurer que le programme de location répond constamment aux normes de service, aux objectifs financiers et aux attentes de qualité du Club.

Le poste exerce un jugement indépendant dans la gestion des opérations de location quotidiennes conformément aux politiques établies du Club, aux budgets et à l'autorité déléguée. Les responsabilités incluent le suivi des revenus et de l'occupation, l'évaluation de la performance opérationnelle, l'élaboration de recommandations pour l'amélioration des affaires, la supervision de la qualité des services et la mise en œuvre de stratégies approuvées pour maximiser l'efficacité, la satisfaction des clients et la performance globale du programme de location.

Le Gestionnaire du programme de location travaille en collaboration avec les équipes du Marketing, de l'Immobilier, du Contrôleur/Finance et de la direction générale du Club pour soutenir les objectifs du Club et maintenir des relations solides avec les membres, les clients et les propriétaires de locations.

FONCTIONS ESSENTIELLES

1. Gestion et opérations du programme de location

• Diriger et superviser l'exploitation globale du programme de location de chambres d'hôtes, y compris les réservations, la préparation des propriétés, l'entretien ménager, la blanchisserie, la coordination de la maintenance, les services aux clients et les communications avec les propriétaires de locations.
• Établir les priorités opérationnelles quotidiennes, hebdomadaires et saisonnières pour assurer que les propriétés de location sont correctement entretenues, préparées et disponibles conformément aux exigences d'occupation et aux normes du Club.
• Évaluer les procédures existantes et mettre en œuvre des améliorations opérationnelles dans le cadre de l'autorité déléguée pour améliorer l'efficacité, la qualité des services et la performance financière.
• Surveiller les opérations de location et identifier les problèmes de service, de personnel, de maintenance et opérationnels nécessitant une action corrective.
• Développer et mettre en œuvre des procédures approuvées, des normes de service et des pratiques opérationnelles conformes aux attentes du Club.
• Coordonner les programmes de location à court terme, saisonniers et à long terme ainsi que les hébergements de nuit établis par le Club ou la Communauté.
• Assurer que les opérations de location sont menées conformément aux politiques applicables du Club et aux exigences locales, étatiques et fédérales pertinentes.

1. Supervision des employés et gestion du personnel

• Superviser directement, former, évaluer et développer les employés assignés, y compris l'Agent d'entretien et le Superviseur de location, le cas échéant.
• Établir les attentes en matière de performance, assigner les responsabilités, surveiller la qualité du travail et tenir les employés assignés responsables des résultats opérationnels.
• Participer aux décisions d'embauche, de sélection, d'intégration, de gestion de la performance, de mesures disciplinaires et de licenciement en coordination avec les Ressources humaines et conformément aux politiques du Club.
• Identifier les besoins en personnel et faire des recommandations concernant les niveaux de personnel, la performance des employés, la formation et l'efficacité organisationnelle.
• Traiter les problèmes de performance des employés et les problèmes opérationnels, en impliquant les Ressources humaines et la direction générale le cas échéant.
• Coordonner et superviser le personnel d'entretien ménager externalisé et d'autres prestataires de services pour assurer que le travail est complété selon les calendriers établis, les normes de qualité et les attentes contractuelles.
• Développer et coordonner les calendriers de personnel et de services quotidiens, hebdomadaires et saisonniers pour soutenir les demandes d'occupation et les exigences opérationnelles.
• Promouvoir la responsabilité, le travail d'équipe, le professionnalisme et la prestation cohérente des normes de service du Club.

1. Gestion financière et performance des revenus

• Surveiller l'occupation de location, la disponibilité, les tarifs des chambres, les revenus et les tendances historiques pour évaluer la performance commerciale et soutenir la réalisation des objectifs financiers établis.
• Développer et recommander des stratégies pour améliorer l'occupation, les revenus de location, les tarifs des chambres et la performance financière globale du programme de location.
• Préparer et présenter les rapports mensuels de revenus, les statistiques opérationnelles, les prévisions et autres rapports de gestion.
• Participer à l'élaboration et à la préparation du budget départemental, y compris l'identification des dépenses opérationnelles anticipées, des exigences en personnel, des besoins de maintenance et des opportunités d'amélioration de la performance financière.
• Surveiller la performance départementale par rapport aux budgets établis et identifier les écarts importants ou les opportunités d'action corrective.
• Analyser les informations opérationnelles et financières pour soutenir les recommandations concernant la performance du programme de location et l'allocation des ressources.
• Maintenir des dossiers financiers et opérationnels précis et fournir les informations requises au Contrôleur, au Directeur général/COO, au Directeur du Marketing, au Directeur de l'Immobilier et à d'autres personnels de direction désignés.
• Exercer l'autorité financière et opérationnelle dans le cadre des budgets établis, des politiques et des limites d'approbation déléguées.

1. Réservations, marketing et développement commercial

• Superviser l'administration des réservations de location, de la disponibilité, des demandes de renseignements et des communications avec les clients pour assurer l'exactitude, la réactivité et la cohérence avec les procédures établies.
• Surveiller la demande saisonnière, l'occupation historique, les conditions du marché et les tendances de location pour identifier les opportunités d'amélioration de l'utilisation des propriétés et des revenus.
• Développer et recommander des stratégies de marketing, des initiatives de programme de location et des améliorations de service pour soutenir l'occupation et les objectifs commerciaux.
• Maintenir les informations actuelles sur les réservations, l'occupation, la disponibilité et la performance de location.
• Assurer que les demandes de réservation et les communications avec les clients sont traitées rapidement et professionnellement, avec une attention appropriée à l'exactitude et aux normes de service.
• Travailler en collaboration avec la direction du Marketing, de l'Adhésion et de l'Immobilier pour soutenir les initiatives promotionnelles, les communications avec les propriétaires de locations et le succès global du programme de location.

1. Normes de propriété, entretien ménager et maintenance

• Établir et surveiller la préparation des propriétés, l'entretien ménager, la propreté, la présentation et les normes de maintenance des unités de location.
• Superviser la coordination des services d'entretien ménager et de maintenance pour assurer que les propriétés sont préparées pour les arrivées prévues et entretenues conformément aux attentes du Club.
• Effectuer et documenter les inspections régulières des propriétés pour évaluer la propreté, l'état des chambres, les besoins de maintenance et la conformité aux normes de qualité établies.
• Identifier les déficiences, prioriser les actions correctives et coordonner le suivi approprié avec les employés, les fournisseurs et les départements pertinents du Club.
• Maintenir et surveiller un programme de maintenance préventive en coordination avec le personnel de maintenance approprié et les prestataires de services.
• Évaluer la performance de l'entretien ménager et des fournisseurs et traiter les déficiences pour maintenir la qualité de service cohérente et les normes de propriété.
• Recommander des améliorations aux propriétés de location, aux procédures opérationnelles et à la prestation de services pour protéger la marque du Club et améliorer l'expérience des clients.

1. Relations avec les membres, les clients et les propriétaires de locations

• Maintenir des relations professionnelles avec les membres, les clients, les propriétaires de locations, les fournisseurs et d'autres parties prenantes.
• Superviser la résolution opportune et appropriée des préoccupations, des plaintes et des problèmes de service des membres et des clients.
• Exercer un jugement sain dans le traitement des questions opérationnelles et de service courantes, en escaladant les problèmes importants aux personnels de direction appropriés le cas échéant.
• Initier et maintenir une communication efficace avec les propriétaires de locations concernant l'état des propriétés, les opérations de location, les expériences des clients et d'autres questions pertinentes.
• Préparer et fournir les rapports du programme de location, les mises à jour et les informations opérationnelles aux propriétaires de locations et à la direction du Club désignée.
• Examiner les commentaires des clients, les préoccupations de service et les avis pour identifier les tendances et mettre en œuvre les améliorations appropriées.
• Promouvoir une expérience client cohérente et de haute qualité qui reflète les attentes et les normes de service du Club.

1. Gestion des fournisseurs et interdépartementale

• Gérer les relations avec les prestataires d'entretien ménager externalisés et d'autres fournisseurs soutenant les opérations de location.
• Communiquer les attentes en matière de service, coordonner les exigences opérationnelles, surveiller la performance et traiter les déficiences de service.
• Évaluer la qualité du service des fournisseurs et recommander des changements ou des améliorations le cas échéant.
• Collaborer avec l'Association des propriétaires, l'Immobilier, le Marketing, l'Adhésion, la Finance, l'Entretien ménager, la Maintenance et d'autres départements pour coordonner les services et résoudre les problèmes opérationnels.
• Fournir des recommandations opérationnelles et des informations pertinentes à la direction générale concernant la performance des fournisseurs, les besoins du programme de location et les opportunités d'amélioration.

1. Rapports, conformité et projets spéciaux

• Préparer et présenter les rapports opérationnels, les résumés financiers, les prévisions et d'autres informations demandées par les personnels de direction désignés.
• Participer aux réunions et aux comités pertinents pour le programme de location et contribuer des recommandations concernant l'efficacité opérationnelle et la qualité des services.
• Maintenir des dossiers organisés et précis relatifs aux réservations, aux opérations de location, aux services des fournisseurs, aux inspections de propriétés et à d'autres activités départementales.
• Surveiller la conformité avec les procédures opérationnelles applicables, les politiques du Club et les exigences légales pertinentes.
• Compléter les projets spéciaux et les responsabilités supplémentaires assignés par le Directeur du Marketing, le Directeur de l'Immobilier, le Contrôleur, le Directeur général/COO ou d'autres personnels de direction autorisés.
• Effectuer toute autre tâche assignée par la direction.

CONNAISSANCES, COMPÉTENCES ET APTITUDES

• Capacité démontrée à gérer les opérations de location, d'hébergement, d'hôtellerie ou connexes.
• Fortes compétences en supervision et leadership, y compris la capacité à diriger les employés, à établir les attentes en matière de performance, à évaluer les résultats et à traiter les préoccupations de performance.
• Capacité à participer efficacement aux décisions d'embauche, de développement des employés, de gestion de la performance et autres décisions relatives au personnel en coordination avec les Ressources humaines.
• Capacité démontrée à exercer un jugement indépendant et à prendre des décisions opérationnelles conformément aux politiques établies et à l'autorité déléguée.
• Connaissance des opérations d'hôtellerie, des réservations, de la coordination de l'entretien ménager, de la préparation des propriétés, des services aux clients et des pratiques de gestion de location.
• Capacité à analyser l'occupation, les tarifs des chambres, les revenus, les dépenses opérationnelles et d'autres informations commerciales pour identifier les tendances et recommander des améliorations.
• Fortes compétences en organisation, planification, résolution de problèmes et gestion du temps.
• Excellentes compétences en communication interpersonnelle, écrite et verbale.
• Capacité à traiter les préoccupations des membres, des clients, des propriétaires de locations et des fournisseurs de manière professionnelle et efficace.
• Capacité à gérer les priorités concurrentes et à coordonner plusieurs fonctions opérationnelles dans un environnement rapide.
• Maîtrise des applications Microsoft Office, y compris Word, Excel et Outlook, et familiarité avec les bases de données et les applications informatiques connexes. L'expérience avec le logiciel Jonas est préférée.
• Capacité à maintenir des dossiers précis, à préparer des rapports et à communiquer les informations opérationnelles et financières à la direction.
• Capacité à travailler en collaboration avec les employés, la direction, les membres, les clients, les fournisseurs et les prestataires de services externes.
• Capacité à effectuer des activités physiques occasionnelles associées aux inspections de propriétés et aux opérations de location, y compris le levage jusqu'à 50 livres si nécessaire, avec ou sans accommodement raisonnable.

ÉDUCATION ET EXPÉRIENCE

• Diplôme d'études secondaires ou équivalent requis.
• Diplôme de baccalauréat préféré, particulièrement en Gestion de l'hôtellerie, Administration des affaires ou un domaine connexe.
• Minimum de deux ans d'expérience dans un club de pays, un hôtel, l'hôtellerie, la gestion de location ou une expérience opérationnelle connexe requise.
• Expérience de supervision ou de gestion antérieure requise.
• Expérience dans la coordination des employés, des fournisseurs, des services d'entretien ménager ou des opérations de propriété préférée.
• Expérience en budgétisation, rapports de revenus, gestion de l'occupation, réservations et planification opérationnelle préférée.
• Maîtrise des applications Microsoft Office requise; l'expérience avec le logiciel Jonas est un plus.
• Fortes compétences en service à la clientèle, communication, leadership, organisation et résolution de problèmes requises.

RESPONSABILITÉS DE SUPERVISION

• Agent d'entretien
• Superviseur de location.
• Coordonne et supervise environ 5 à 10 fournisseurs externalisés ou plus et du personnel d'entretien ménager, selon les besoins opérationnels et la demande saisonnière.
• Le Gestionnaire du programme de location est responsable de la coordination des prestataires de services externalisés et de s'assurer que leurs services répondent aux exigences opérationnelles, contractuelles et de qualité établies.
• Les responsabilités de supervision incluent l'assignation et la direction du travail, l'établissement des attentes en matière de performance, la surveillance de la qualité du travail, la formation et le développement des employés, l'évaluation de la performance, le traitement des préoccupations de performance et la participation aux décisions d'embauche et de licenciement en coordination avec les Ressources humaines.

CONDITIONS DE TRAVAIL

• Le poste nécessite de marcher dans les propriétés de location, d'inspecter les unités et de soulever occasionnellement jusqu'à 50 livres.
• Le travail est effectué dans un environnement de bureau et dans les propriétés de location et les zones opérationnelles connexes.
• Le poste nécessite une interaction régulière avec les employés, les membres, les clients, les propriétaires de locations, les fournisseurs et la direction du Club.
• Les horaires de travail peuvent varier selon l'occupation saisonnière, les arrivées de clients, les opérations de location et les besoins commerciaux.

Nous participons à E-Verify / Milieu de travail sans drogue / Employeur d'égalité des chances

Postulez sur notre site Web à :

https://quailridgecc.applicantpro.com/jobs/4242448