Gerente de Programa de Alquiler

Tiempo Completo

El Gerente del Programa de Alquiler es responsable de la gestión general, administración y desempeño operativo del programa de alquiler de huéspedes del Club. Este puesto supervisa todos los aspectos de las operaciones de alquiler, incluyendo reservaciones, servicios de limpieza, lavandería, coordinación de mantenimiento, informes financieros, gestión de ingresos, relaciones con proveedores, y relaciones con miembros, huéspedes y propietarios de alquileres.

El Gerente del Programa de Alquiler dirige las operaciones diarias, supervisa a los empleados asignados, coordina proveedores de servicios subcontratados, y establece prioridades operativas para garantizar que el programa de alquiler cumpla consistentemente con los estándares de servicio, objetivos financieros y expectativas de calidad del Club.

El puesto ejerce criterio independiente en la gestión de las operaciones diarias de alquiler dentro de las políticas, presupuestos y autoridad delegada del Club establecidos. Las responsabilidades incluyen monitorear ingresos y ocupación, evaluar el desempeño operativo, desarrollar recomendaciones para mejora empresarial, supervisar la calidad del servicio, e implementar estrategias aprobadas para maximizar la eficiencia, satisfacción de huéspedes y el desempeño general del programa de alquiler.

El Gerente del Programa de Alquiler trabaja colaborativamente con los equipos de Marketing, Bienes Raíces, Controlador/Finanzas y gestión senior del Club para apoyar los objetivos del Club y mantener relaciones sólidas con miembros, huéspedes y propietarios de alquileres.

FUNCIONES ESENCIALES

1. Gestión y Operaciones del Programa de Alquiler

• Dirigir y supervisar la operación general del programa de alquiler de huéspedes, incluyendo reservaciones, disponibilidad de propiedades, servicios de limpieza, lavandería, coordinación de mantenimiento, servicios al huésped, y comunicaciones con propietarios de alquileres.
• Establecer prioridades operativas diarias, semanales y estacionales para garantizar que las propiedades de alquiler se mantengan adecuadamente, se preparen y estén disponibles de acuerdo con los requisitos de ocupación y estándares del Club.
• Evaluar procedimientos existentes e implementar mejoras operativas dentro de la autoridad delegada para mejorar la eficiencia, calidad del servicio y desempeño financiero.
• Monitorear operaciones de alquiler e identificar problemas de servicio, personal, mantenimiento y operativos que requieran acciones correctivas.
• Desarrollar e implementar procedimientos aprobados, estándares de servicio y prácticas operativas consistentes con las expectativas del Club.
• Coordinar programas de alquiler a corto plazo, estacionales y a largo plazo y alojamientos nocturnos según lo establecido por el Club o Comunidad.
• Garantizar que las operaciones de alquiler se realicen de conformidad con las políticas aplicables del Club y los requisitos locales, estatales y federales relevantes.

1. Supervisión de Empleados y Gestión de Personal

• Supervisar directamente, capacitar, evaluar y desarrollar a los empleados asignados, incluyendo el Encargado de Limpieza y Supervisor de Alquiler, según corresponda.
• Establecer expectativas de desempeño, asignar responsabilidades, monitorear la calidad del trabajo, y responsabilizar a los empleados asignados por los resultados operativos.
• Participar en contratación, selección, incorporación, gestión del desempeño, acciones disciplinarias y decisiones de terminación en coordinación con Recursos Humanos y consistente con las políticas del Club.
• Identificar necesidades de personal y hacer recomendaciones respecto a niveles de personal, desempeño de empleados, capacitación y efectividad organizacional.
• Abordar preocupaciones de desempeño de empleados y problemas operativos, involucrando a Recursos Humanos y gestión senior cuando sea apropiado.
• Coordinar y supervisar personal de limpieza subcontratado y otros proveedores de servicios para garantizar que el trabajo se complete de acuerdo con cronogramas establecidos, estándares de calidad y expectativas contractuales.
• Desarrollar y coordinar cronogramas de personal y servicio diarios, semanales y estacionales para apoyar demandas de ocupación y requisitos operativos.
• Promover responsabilidad, trabajo en equipo, profesionalismo y entrega consistente de los estándares de servicio del Club.

1. Gestión Financiera y Desempeño de Ingresos

• Monitorear ocupación de alquiler, disponibilidad, tarifas de habitación, ingresos y tendencias históricas para evaluar el desempeño empresarial y apoyar el logro de objetivos financieros establecidos.
• Desarrollar y recomendar estrategias para mejorar ocupación, ingresos de alquiler, tarifas de habitación y el desempeño financiero general del programa de alquiler.
• Preparar y presentar informes mensuales de ingresos, estadísticas operativas, pronósticos y otros informes de gestión.
• Participar en el desarrollo y preparación del presupuesto departamental, incluyendo la identificación de gastos operativos anticipados, requisitos de personal, necesidades de mantenimiento y oportunidades para mejorar el desempeño financiero.
• Monitorear el desempeño departamental contra presupuestos establecidos e identificar variaciones significativas u oportunidades para acciones correctivas.
• Analizar información operativa y financiera para apoyar recomendaciones respecto al desempeño del programa de alquiler y asignación de recursos.
• Mantener registros financieros y operativos precisos y proporcionar información requerida al Controlador, COO/Gerente General, Director de Marketing, Director de Bienes Raíces y otro personal de gestión designado.
• Ejercer autoridad financiera y operativa dentro de presupuestos establecidos, políticas y límites de aprobación delegados.

1. Reservaciones, Marketing y Desarrollo Empresarial

• Supervisar la administración de reservaciones de alquiler, disponibilidad, consultas y comunicaciones con huéspedes para garantizar precisión, capacidad de respuesta y consistencia con procedimientos establecidos.
• Monitorear demanda estacional, ocupación histórica, condiciones de mercado y tendencias de alquiler para identificar oportunidades para mejorada utilización de propiedades e ingresos.
• Desarrollar y recomendar estrategias de marketing, iniciativas del programa de alquiler y mejoras de servicio para apoyar ocupación y objetivos empresariales.
• Mantener información actual de reservaciones, ocupación, disponibilidad y desempeño de alquiler.
• Garantizar que las consultas de reservación y comunicaciones con huéspedes se manejen de manera oportuna y profesional, con atención apropiada a la precisión y estándares de servicio.
• Trabajar colaborativamente con gestión de Marketing, Membresía y Bienes Raíces para apoyar iniciativas promocionales, comunicaciones con propietarios de alquileres y el éxito general del programa de alquiler.

1. Estándares de Propiedad, Limpieza y Mantenimiento

• Establecer y monitorear disponibilidad de propiedad, limpieza, presentación y estándares de mantenimiento para unidades de alquiler.
• Supervisar la coordinación de servicios de limpieza y mantenimiento para garantizar que las propiedades se preparen para llegadas programadas y se mantengan de acuerdo con las expectativas del Club.
• Conducir y documentar inspecciones regulares de propiedades para evaluar limpieza, condición de habitaciones, necesidades de mantenimiento y cumplimiento con estándares de calidad establecidos.
• Identificar deficiencias, priorizar acciones correctivas y coordinar seguimiento apropiado con empleados, proveedores y departamentos relevantes del Club.
• Mantener y monitorear un programa de mantenimiento preventivo en coordinación con personal de mantenimiento apropiado y proveedores de servicios.
• Evaluar desempeño de limpieza y proveedores y abordar deficiencias para mantener calidad de servicio consistente y estándares de propiedad.
• Recomendar mejoras a propiedades de alquiler, procedimientos operativos y entrega de servicios para proteger la marca del Club y mejorar la experiencia del huésped.

1. Relaciones con Miembros, Huéspedes y Propietarios de Alquileres

• Mantener relaciones profesionales con miembros, huéspedes, propietarios de alquileres, proveedores y otros interesados.
• Supervisar la resolución oportuna y apropiada de preocupaciones, quejas y problemas de servicio de miembros y huéspedes.
• Ejercer criterio sólido al abordar asuntos operativos y de servicio rutinarios, escalando problemas significativos al personal de gestión apropiado cuando sea necesario.
• Iniciar y mantener comunicación efectiva con propietarios de alquileres respecto a condiciones de propiedad, operaciones de alquiler, experiencias de huéspedes y otros asuntos relevantes.
• Preparar y proporcionar informes del programa de alquiler, actualizaciones e información operativa a propietarios de alquileres y gestión del Club designada.
• Revisar retroalimentación de huéspedes, preocupaciones de servicio y reseñas para identificar tendencias e implementar mejoras apropiadas.
• Promover experiencia de huésped consistente y de alta calidad que refleje las expectativas y estándares de servicio del Club.

1. Gestión de Proveedores e Interdepartamental

• Gestionar relaciones con proveedores de limpieza subcontratados y otros proveedores que apoyan operaciones de alquiler.
• Comunicar expectativas de servicio, coordinar requisitos operativos, monitorear desempeño y abordar deficiencias de servicio.
• Evaluar calidad de servicio de proveedores y recomendar cambios o mejoras cuando sea apropiado.
• Colaborar con POA, Bienes Raíces, Marketing, Membresía, Finanzas, Limpieza, Mantenimiento y otros departamentos para coordinar servicios y resolver problemas operativos.
• Proporcionar recomendaciones operativas e información relevante a gestión senior respecto a desempeño de proveedores, necesidades del programa de alquiler y oportunidades para mejora.

1. Informes, Cumplimiento y Proyectos Especiales

• Preparar y presentar informes operativos, resúmenes financieros, pronósticos y otra información solicitada por personal de gestión designado.
• Participar en reuniones y comités relevantes al programa de alquiler y contribuir recomendaciones respecto a efectividad operativa y calidad de servicio.
• Mantener registros organizados y precisos relacionados con reservaciones, operaciones de alquiler, servicios de proveedores, inspecciones de propiedades y otras actividades departamentales.
• Monitorear cumplimiento con procedimientos operativos aplicables, políticas del Club y requisitos legales relevantes.
• Completar proyectos especiales y responsabilidades adicionales asignadas por el Director de Marketing, Director de Bienes Raíces, Controlador, COO/Gerente General u otro personal de gestión autorizado.
• Realizar cualquier otra tarea asignada por gestión.

CONOCIMIENTO, HABILIDADES Y CAPACIDADES

• Capacidad demostrada para gestionar alquiler, alojamiento, hospitalidad u operaciones relacionadas.
• Habilidades sólidas de supervisión y liderazgo, incluyendo la capacidad de dirigir empleados, establecer expectativas de desempeño, evaluar resultados y abordar preocupaciones de desempeño.
• Capacidad de participar efectivamente en contratación, desarrollo de empleados, gestión del desempeño y otras decisiones de personal en coordinación con Recursos Humanos.
• Capacidad demostrada de ejercer criterio independiente y tomar decisiones operativas dentro de políticas establecidas y autoridad delegada.
• Conocimiento de operaciones de hospitalidad, reservaciones, coordinación de limpieza, disponibilidad de propiedad, servicios al huésped y prácticas de gestión de alquiler.
• Capacidad de analizar ocupación, tarifas de habitación, ingresos, gastos operativos y otra información empresarial para identificar tendencias y recomendar mejoras.
• Habilidades sólidas de organización, planificación, resolución de problemas y gestión del tiempo.
• Excelentes habilidades de comunicación interpersonal, escrita y verbal.
• Capacidad de manejar preocupaciones de miembros, huéspedes, propietarios de alquileres y proveedores de manera profesional y efectiva.
• Capacidad de gestionar prioridades en competencia y coordinar múltiples funciones operativas en un ambiente de ritmo rápido.
• Competencia en aplicaciones de Microsoft Office, incluyendo Word, Excel y Outlook, y familiaridad con bases de datos y aplicaciones informáticas relacionadas. Experiencia con software Jonas es preferida.
• Capacidad de mantener registros precisos, preparar informes y comunicar información operativa y financiera a gestión.
• Capacidad de trabajar colaborativamente con empleados, gestión, miembros, huéspedes, proveedores y proveedores de servicios externos.
• Capacidad de realizar actividades físicas ocasionales asociadas con inspecciones de propiedades y operaciones de alquiler, incluyendo levantar hasta 50 libras cuando sea necesario, con o sin acomodación razonable.

EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA

• Diploma de escuela secundaria o equivalente requerido.
• Licenciatura preferida, particularmente en Gestión de Hospitalidad, Administración de Empresas o campo relacionado.
• Mínimo de dos años de experiencia en club de campo, hotel, hospitalidad, gestión de alquiler u operaciones relacionadas requerido.
• Experiencia previa de supervisión o gestión requerida.
• Experiencia coordinando empleados, proveedores, servicios de limpieza u operaciones de propiedad preferida.
• Experiencia con presupuesto, informes de ingresos, gestión de ocupación, reservaciones y planificación operativa preferida.
• Competencia en aplicaciones de Microsoft Office requerida; experiencia con software Jonas es una ventaja.
• Habilidades sólidas de servicio al cliente, comunicación, liderazgo, organización y resolución de problemas requeridas.

RESPONSABILIDADES DE SUPERVISIÓN

• Encargado de Limpieza
• Supervisor de Alquiler.
• Coordina y supervisa aproximadamente 5–10 o más proveedores subcontratados y personal de limpieza, dependiendo de necesidades operativas y demanda estacional.
• El Gerente del Programa de Alquiler es responsable de coordinar proveedores de servicios subcontratados y garantizar que sus servicios cumplan con requisitos operativos, contractuales y de calidad establecidos.
• Las responsabilidades de supervisión incluyen asignar y dirigir trabajo, establecer expectativas de desempeño, monitorear calidad del trabajo, capacitar y desarrollar empleados, evaluar desempeño, abordar preocupaciones de desempeño y participar en decisiones de contratación y terminación en coordinación con Recursos Humanos.

CONDICIONES DE TRABAJO

• El puesto requiere caminar a través de propiedades de alquiler, inspeccionar unidades y ocasionalmente levantar hasta 50 libras.
• El trabajo se realiza en un ambiente de oficina y a través de propiedades de alquiler y áreas operativas relacionadas.
• El puesto requiere interacción regular con empleados, miembros, huéspedes, propietarios de alquileres, proveedores y gestión del Club.
• Los horarios de trabajo pueden variar de acuerdo con ocupación estacional, llegadas de huéspedes, operaciones de alquiler y necesidades empresariales.

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