Coordonnateur(trice) administratif(ve) des ventes régionales

Temps plein

Soyez le Moteur de Quatre Hôtels Prospères

Imaginez ceci : une ville universitaire animée où la fierté des Huskies est profonde, la marquise du Egyptian Theatre brille un vendredi soir, et quatre hôtels bourdonnent d'activités de groupes, de blocs de mariages et de clients des jours de match de la NIU. Maintenant, imaginez-vous au centre de tout cela — le cerveau organisationnel qui fait fonctionner toute l'opération commerciale comme une horloge bien réglée. C'est le rôle qui vous attend au Hampton Inn & Suites DeKalb, juste à côté de la Northern Illinois University.

Nous ne cherchons pas simplement un administrateur. Nous cherchons un maître de cérémonie des revenus — quelqu'un qui excelle dans les détails, adore un calendrier bien rempli, et tire une véritable satisfaction à transformer le chaos en un tableau de bord magnifiquement codé par couleurs.

Ce Dont Vous Serez Responsable

• Le calendrier du DOS régional, les rendez-vous clients et les déplacements commerciaux dans les 4 propriétés — vous êtes le contrôleur aérien qui garde tout le monde à l'heure.
• Les rapports d'activité commerciale hebdomadaires, les rapports de rythme et les rapports STAR qui tiennent la direction informée et en avance.
• Des fichiers numériques impeccables pour les contrats, les BEO, les propositions et la correspondance client dans les deux marques Hilton et Marriott.
• Les ordres du jour, les notes et les points d'action pour les réunions individuelles hebdomadaires et les réunions de vente des propriétés — car les bonnes réunions ne se font pas par hasard.

Systèmes de Marque ? Vous Serez Courant

• Gardez les systèmes Hilton (Delphi.fdc / PEP / OnQ / GRO) et Marriott (CI/TY / MGS / MRDW / MARSHA) impeccables et 100 % conformes.
• Entrez les prospects, les traces, les activités et les comptes sans doublons et avec une segmentation de marché très précise.
• Supportez l'administration du Cvent Supplier Network et de Lanyon comme un professionnel.
• Suivez les nuitées et les rapports commerciaux avec une précision totale sur les deux plateformes.

Où Vous Ferez Sentir aux Clients Qu'Ils Sont des VIP

• Rédigez des propositions soignées, des contrats, des avenants et de la correspondance en utilisant les modèles standards de la marque.
• Répondez rapidement aux RFP via Cvent, Lanyon et les demandes directes — entrée CRM, préparation de propositions, tout prêt pour l'examen du DOS.
• Coordonnez les visites de site, les paquets d'accueil, les demandes d'équipements et les suivis clients qui laissent une impression durable.
• Supportez le chargement des tarifs, la gestion des blocs de groupes et la distribution des BEO.
• Gardez un œil vigilant sur la captation des groupes, les annulations, les dates limites et l'attrition dans l'ensemble du portefeuille.

Ce Que Vous Apportez à la Table

• 1 à 2+ ans d'expérience en administration des ventes hôtelières, à la réception ou en administration exécutive ; expérience multi-propriétés ? Encore mieux.
• Familiarité avec les systèmes Hilton ou Marriott — nous vous formerons volontiers sur l'autre.
• Maîtrise de Microsoft Office, en particulier Outlook, Excel (VLOOKUP, tableaux croisés dynamiques — oui s'il vous plaît) et PowerPoint.
• Organisation et gestion du temps de haut niveau dans plusieurs propriétés.
• Compétences en communication écrite et verbale soignées.

Points Bonus Pour

• Expérience directe avec Delphi.fdc et CI/TY.
• Familiarité avec Cvent, Knowland, Amadeus ou Lanyon.
• Expérience de soutien à un DOS régional, de zone ou de double propriété.
• Expérience d'ouverture de nouvel hôtel.

Vos Premiers 90 Jours

• Jour 30 : Vous maîtrisez complètement la gestion de la boîte de réception/calendrier et les deux systèmes CRM pour l'entrée de prospects.
• Jour 60 : Vous gérez seul les rapports hebdomadaires et exécutez le processus RFP sans accroc.
• Jour 90 : Le DOS régional passe 80 %+ de son temps face aux clients — parce que vous avez complètement couvert le back-office.

Pourquoi DeKalb ? Pourquoi Nous ?

DeKalb est bien plus que des champs de maïs et des samedis de football universitaire (bien que nous en ayons beaucoup). C'est une communauté unie et laborieuse ancrée par la Northern Illinois University, foyer de la fierté des Huskies, du théâtre historique Egyptian, et d'une Corn Fest d'été qui transforme le centre-ville en une grande fête de rue. Notre Hampton Inn se trouve juste au cœur de l'action — assez proche du campus pour sentir l'énergie, assez proche de la communauté pour se sentir comme à la maison.

Rejoignez une équipe qui valorise la précision, le dynamisme et un peu de charme du Midwest. Si vous aimez créer de l'ordre à partir de la complexité et voulez que votre travail alimente directement le succès de quelqu'un d'autre, nous serions ravis de vous rencontrer.