Auditor nocturno

Tiempo Completo

DESCRIPCIÓN GENERAL

El Auditor Nocturno es responsable de completar la auditoría financiera y operativa nocturna del hotel mientras proporciona un servicio de huésped pulido y atento. El enfoque principal de la posición es conciliar cheques de puntos de venta y actividad de ingresos, validar documentación de apoyo, completar libros de trabajo de auditoría diaria, investigar discrepancias y producir informes precisos para el liderazgo del hotel y Finanzas. El Auditor Nocturno también apoya las operaciones de Recepción, procesa el ciclo de cierre del día de la propiedad, asiste a los huéspedes durante el turno nocturno y ayuda a mantener un ambiente seguro, protegido y enfocado en el lujo.

REQUISITOS DE TRABAJO

Responsabilidades del Auditor Nocturno:

• Realizar la auditoría nocturna con precisión, independencia y dentro de los plazos establecidos, siguiendo todos los procedimientos del hotel, contabilidad, manejo de efectivo y control interno.
• Mantener archivos de auditoría organizados y completos, documentación de apoyo y registros electrónicos para que las transacciones puedan ser rastreadas y revisadas por el liderazgo y Finanzas.
• Comunicar discrepancias no resueltas, problemas del sistema, transacciones inusuales y plazos incumplidos de manera oportuna, con documentación clara de la investigación completada y el seguimiento requerido.
• Proteger información confidencial de huéspedes, pagos e información financiera del hotel y salvaguardar efectivo, llaves, informes y activos del hotel.

Conciliación de Cheques de Puntos de Venta y Libros de Trabajo de Auditoría:

• Recopilar y conciliar cheques de puntos de venta y documentación de apoyo de todos los puntos de venta de Alimentos y Bebidas e ingresos del hotel aplicables.
• Comparar cheques de puntos de venta con punto de venta, gestión de propiedades, procesamiento de pagos e informes de ingresos para confirmar que ventas, impuestos, cargos por servicio, propinas, descuentos, anulaciones, reembolsos, artículos complementarios y formas de pago se registren con precisión.
• Verificar que cargos de habitación, efectivo, tarjeta de crédito y otra actividad de pago aprobada coincidan en los sistemas aplicables e informes diarios.
• Analizar, evaluar y clasificar cheques de puntos de venta y actividad de ingresos por punto de venta, tipo de transacción, forma de pago y categoría de ingresos aplicable.
• Identificar cheques faltantes, duplicados, alterados, registrados incorrectamente o sin apoyo e investigar variaciones a la transacción de origen.
• Completar todos los libros de trabajo de auditoría diaria requeridos con precisión, incluyendo fórmulas, totales, clasificaciones, explicaciones de variaciones y documentación de apoyo requerida.
• Validar totales del libro de trabajo contra informes de origen y saldos del día anterior; no finalizar libros de trabajo con diferencias sin explicación.
• Documentar correcciones y ajustes de conformidad con los requisitos de autorización y mantener un rastro de auditoría claro.
• Escalar variaciones materiales o no resueltas al Gerente Nocturno, liderazgo de Oficina Frontal y Finanzas, y proporcionar una entrega completa para seguimiento.

Procesamiento de Cierre del Día e Informes:

• Revisar ingresos de habitación diarios, ocupación, conteo de casa, variación de tarifa, exposición crediticia, no presentaciones, cancelaciones, depósitos, cuentas de casa, actividad de paquetes y otros informes de auditoría asignados para precisión.
• Confirmar que los registros departamentales requeridos, interfaces y conciliaciones estén completos antes de procesar el ciclo de cierre del día del sistema de gestión de propiedades.
• Procesar cierre de día y verificar que la fecha comercial avance exitosamente; informar inmediatamente de fallas, desequilibrios o excepciones de interfaz.
• Preparar, copiar y distribuir informes operacionales, financieros y de gestión diarios requeridos con precisión y a tiempo.
• Completar informes de cajero y cierre designados, equilibrar el banco asignado y preparar recibos o depósitos de acuerdo con especificaciones contables.
• Asistir con informes de Auditoría Nocturna de fin de período y fin de mes y proyectos de conciliación especial según sea asignado.

Recepción Nocturna y Experiencia del Huésped:

• Realizar funciones de Recepción según sea necesario por las necesidades del negocio, incluyendo registro, entrada, salida, asignación de habitación, emisión de llaves, revisión de folio, procesamiento de pagos, reservaciones y salidas express.
• Servir como anfitrión nocturno de lujo visible que anticipa las necesidades de los huéspedes y proporciona servicio tranquilo, discreto, profesional y cortés.
• Responder rápidamente a solicitudes, preguntas y quejas de huéspedes; proporcionar recuperación de servicio dentro de la autoridad establecida y escalar preocupaciones significativas de seguridad, protección, financieras o reputacionales.
• Mantener conocimiento completo de tipos de habitación, servicios del hotel, comodidades, puntos de venta, horarios de operación, información local y procedimientos departamentales.
• Documentar interacciones de huéspedes, solicitudes de servicio, incidentes y asuntos no resueltos con precisión en los sistemas aprobados y proporcionar una entrega matutina completa.
• Coordinar con el Gerente Nocturno, Seguridad, Housekeeping e Ingeniería con respecto a emergencias, disturbios, discrepancias de habitación, preocupaciones de mantenimiento y necesidades operacionales nocturnas.
• Mantener áreas de Recepción y espacios de trabajo orientados al público limpios, seguros, organizados y listos para huéspedes.

Sistemas, Estándares y Comunicación:

• Operar sistemas de gestión de propiedades, punto de venta, procesamiento de pagos, servicio al huésped, hojas de cálculo e informes requeridos con precisión; se prefiere experiencia con LightSpeed, Simphony, FreedomPay, SecureCRT/Galaxy, GXP y Microsoft Excel.
• Seguir todos los procedimientos de seguridad, protección, emergencia, privacidad, manejo de efectivo, tarjeta de pago, control de llaves y retención de registros.
• Promover y mantener estándares de servicio de lujo, AAA Four Diamond, marca Marriott y de propiedad aplicables.
• Trabajar colaborativamente con Oficina Frontal, Finanzas, Alimentos y Bebidas, Seguridad, Housekeeping, Ingeniería y otros departamentos para resolver discrepancias y apoyar una transición suave a la operación matutina.
• Realizar otros deberes, asignaciones de auditoría y proyectos operacionales según lo solicitado por la gerencia.

EDUCACIÓN Y REQUISITOS FÍSICOS

Calificaciones y Experiencia:

• Se requiere diploma de escuela secundaria o GED; se prefiere coursework universitario en Contabilidad, Finanzas, Gestión de Hospitalidad o campo relacionado.
• Se prefiere uno a dos años de experiencia en Recepción de Hotel, Auditoría Nocturna, conciliación de ingresos, contabilidad o experiencia relacionada; se prefiere fuertemente experiencia en hotel de lujo o de categoría superior.
• Se prefiere experiencia previa conciliando cheques de puntos de venta, informes de transacciones o libros de trabajo financieros diarios.
• Precisión numérica fuerte, juicio analítico, atención al detalle y capacidad de investigar discrepancias a través de documentación de apoyo.
• Competencia con Microsoft Excel y sistemas operacionales de hotel; se prefiere experiencia con LightSpeed, Simphony, FreedomPay, SecureCRT/Galaxy y GXP.
• Capacidad de trabajar independientemente, organizar plazos en competencia y completar trabajo de auditoría detallado con precisión con supervisión nocturna limitada.

Requisitos Físicos y de Programación:

• Capacidad de estar de pie y caminar durante períodos prolongados durante todo el turno y realizar trabajo prolongado de computadora y escritorio.
• Capacidad de ocasionalmente arrodillarse, empujar, tirar, alcanzar, subir escaleras o rampas y levantar o cargar hasta 30 libras, siguiendo procedimientos de seguridad del hotel.
• Uso frecuente de manos para escritura, manejo de informes y operación de equipo de oficina.
• Disponibilidad de trabajar turnos nocturnos/graveyard, fines de semana y días festivos según las necesidades del negocio.
• Asistencia regular y confiable y cumplimiento con estándares de apariencia de propiedad, aseo personal y uniforme.

Requisitos de Comunicación:

• Se requiere fluidez en inglés, tanto verbal como escrito; se prefiere capacidad bilingüe.
• Capacidad de comunicar discrepancias financieras y problemas operacionales de manera clara, precisa y profesional en informes, correo electrónico y entregas de turno.
• Capacidad de trabajar efectivamente con huéspedes que requieren paciencia, tacto y diplomacia y de mantenerse tranquilo durante emergencias nocturnas o desafíos de servicio.

Licencias/Certificaciones:

• Se prefieren certificaciones de Hospitalidad, contabilidad, turismo o relacionadas pero no son requeridas.
• Se requiere licencia de conducir válida.