Auditeur de nuit

Temps plein

DESCRIPTION GÉNÉRALE

L'Auditeur(rice) de nuit est responsable de l'exécution de l'audit financier et opérationnel nocturne de l'hôtel tout en fournissant un service client soigné et attentif. L'objectif principal du poste est de rapprocher les chèques de points de vente et l'activité de revenus, de valider la documentation justificative, de compléter les classeurs d'audit quotidiens, de rechercher les écarts et de produire des rapports précis pour la direction de l'hôtel et les Finances. L'Auditeur(rice) de nuit soutient également les opérations de la Réception, traite le cycle de fin de journée de la propriété, assiste les clients pendant le quart de nuit et aide à maintenir un environnement sûr, sécurisé et axé sur le luxe.

EXIGENCES DE TRAVAIL

Responsabilités de l'Auditeur(rice) de nuit :

• Effectuer l'audit nocturne avec précision, indépendamment et dans les délais établis, en suivant toutes les procédures d'hôtel, de comptabilité, de manipulation de trésorerie et de contrôle interne.
• Maintenir des dossiers d'audit organisés et complets, une documentation justificative et des dossiers électroniques afin que les transactions puissent être tracées et examinées par la direction et les Finances.
• Communiquer rapidement les écarts non résolus, les problèmes système, les transactions inhabituelles et les délais manqués, avec une documentation claire de la recherche effectuée et du suivi requis.
• Protéger les informations confidentielles relatives aux clients, aux paiements et aux finances de l'hôtel et sauvegarder les espèces, les clés, les rapports et les actifs de l'hôtel.

Rapprochement des chèques de points de vente et classeurs d'audit :

• Collecter et rapprocher les chèques de points de vente et la documentation justificative de tous les points de vente applicables de Restauration et Boissons et de revenus de l'hôtel.
• Comparer les chèques de points de vente aux rapports de point de vente, de gestion de propriété, de traitement des paiements et de revenus pour confirmer que les ventes, taxes, frais de service, pourboires, remises, annulations, remboursements, articles gratuits et modes de paiement sont enregistrés avec précision.
• Vérifier que les frais de chambre, les espèces, les cartes de crédit et autres activités de paiement approuvées concordent dans les systèmes applicables et les rapports quotidiens.
• Analyser, évaluer et classer les chèques de points de vente et l'activité de revenus par point de vente, type de transaction, mode de paiement et catégorie de revenus applicable.
• Identifier les chèques manquants, dupliqués, altérés, mal enregistrés ou non justifiés et rechercher les écarts jusqu'à la transaction source.
• Compléter tous les classeurs d'audit quotidiens requis avec précision, y compris les formules, les totaux, les classifications, les explications des écarts et la documentation justificative requise.
• Valider les totaux du classeur par rapport aux rapports source et aux soldes du jour précédent ; ne pas finaliser les classeurs avec des différences inexpliquées.
• Documenter les corrections et ajustements conformément aux exigences d'autorisation et maintenir une piste d'audit claire.
• Escalader les écarts importants ou non résolus auprès du Responsable de nuit, de la direction du Bureau de réception et des Finances, et fournir un transfert complet pour le suivi.

Traitement de fin de journée et rapports :

• Examiner les revenus de chambre quotidiens, l'occupation, le nombre de clients, l'écart de tarif, l'exposition au crédit, les non-présentations, les annulations, les dépôts, les comptes maison, l'activité de forfaits et autres rapports d'audit assignés pour leur exactitude.
• Confirmer que les postages, interfaces et rapprochements départementaux requis sont terminés avant de traiter le cycle de fin de journée du système de gestion de propriété.
• Traiter la fin de journée et vérifier que la date commerciale avance avec succès ; signaler immédiatement les défaillances, les déséquilibres ou les exceptions d'interface.
• Préparer, copier et distribuer les rapports opérationnels, financiers et de gestion quotidiens requis avec précision et à temps.
• Compléter les rapports de caissier et de fermeture désignés, équilibrer la banque assignée et préparer les reçus ou les dépôts selon les spécifications comptables.
• Assister à la création de rapports d'Audit de nuit de fin de période et de fin de mois et aux projets de rapprochement spéciaux assignés.

Réception de nuit et expérience client :

• Effectuer les fonctions de Réception selon les besoins opérationnels, y compris l'enregistrement, l'arrivée, le départ, l'assignation de chambre, l'émission de clés, l'examen du folio, le traitement des paiements, les réservations et les départs express.
• Servir en tant qu'hôte de luxe visible de nuit qui anticipe les besoins des clients et fournit un service calme, discret, professionnel et courtois.
• Répondre rapidement aux demandes, questions et plaintes des clients ; fournir un service de récupération dans le cadre de l'autorité établie et escalader les préoccupations importantes en matière de sécurité, de sûreté, financières ou de réputation.
• Maintenir une connaissance complète des types de chambres, des services hôteliers, des équipements, des points de vente, des heures d'ouverture, des informations locales et des procédures départementales.
• Documenter les interactions avec les clients, les demandes de service, les incidents et les questions non résolues avec précision dans les systèmes approuvés et fournir un transfert complet le matin.
• Coordonner avec le Responsable de nuit, la Sécurité, l'Entretien des chambres et l'Ingénierie concernant les urgences, les perturbations, les discordances de chambres, les préoccupations d'entretien et les besoins opérationnels nocturnes.
• Maintenir la Réception et les zones de travail orientées vers les clients propres, sûres, organisées et prêtes pour les clients.

Systèmes, normes et communication :

• Exploiter les systèmes de gestion de propriété, de point de vente, de traitement des paiements, de service client, de feuille de calcul et de rapports requis avec précision ; l'expérience avec LightSpeed, Simphony, FreedomPay, SecureCRT/Galaxy, GXP et Microsoft Excel est préférée.
• Suivre toutes les procédures de sécurité, de sûreté, d'urgence, de confidentialité, de manipulation de trésorerie, de carte de paiement, de contrôle des clés et de conservation des dossiers.
• Promouvoir et respecter les normes de service de luxe, AAA Four Diamond, de marque Marriott et de propriété applicables.
• Travailler en collaboration avec le Bureau de réception, les Finances, la Restauration et Boissons, la Sécurité, l'Entretien des chambres, l'Ingénierie et d'autres départements pour résoudre les écarts et soutenir une transition en douceur vers l'opération du matin.
• Effectuer d'autres tâches, assignations d'audit et projets opérationnels selon les demandes de la direction.

EXIGENCES EN MATIÈRE D'ÉDUCATION ET EXIGENCES PHYSIQUES

Qualifications et expérience :

• Diplôme d'études secondaires ou GED requis ; cours universitaires en Comptabilité, Finance, Gestion hôtelière ou domaine connexe préférés.
• Une à deux années d'expérience à la Réception d'hôtel, Audit de nuit, rapprochement des revenus, comptabilité ou domaine connexe préférées ; l'expérience en hôtel de luxe ou haut de gamme est fortement préférée.
• L'expérience antérieure en rapprochement des chèques de points de vente, des rapports de transactions ou des classeurs financiers quotidiens est préférée.
• Précision numérique forte, jugement analytique, attention aux détails et capacité à rechercher les écarts par la documentation justificative.
• Maîtrise de Microsoft Excel et des systèmes opérationnels hôteliers ; l'expérience avec LightSpeed, Simphony, FreedomPay, SecureCRT/Galaxy et GXP est préférée.
• Capacité à travailler indépendamment, à organiser les délais concurrents et à compléter le travail d'audit détaillé avec précision avec une supervision nocturne limitée.

Exigences physiques et d'horaire :

• Capacité à rester debout et à marcher pendant des périodes prolongées tout au long du quart de travail et à effectuer un travail prolongé à l'ordinateur et au bureau.
• Capacité à occasionnellement s'agenouiller, pousser, tirer, atteindre, monter des escaliers ou des rampes et soulever ou porter jusqu'à 30 livres, en suivant les procédures de sécurité de l'hôtel.
• Utilisation fréquente des mains pour la dactylographie, la manipulation de rapports et l'utilisation d'équipements de bureau.
• Disponibilité pour travailler les quarts de nuit/graveyard, les fins de semaine et les jours fériés selon les besoins opérationnels.
• Assiduité régulière et fiable et conformité aux normes d'apparence, de toilettage et d'uniforme de la propriété.

Exigences en matière de communication :

• La maîtrise de l'anglais, tant verbal qu'écrit, est requise ; la capacité bilingue est préférée.
• Capacité à communiquer les écarts financiers et les problèmes opérationnels clairement, avec précision et professionnalisme dans les rapports, les courriels et les transferts de quart.
• Capacité à travailler efficacement avec les clients nécessitant de la patience, du tact et de la diplomatie et à rester composé lors des urgences nocturnes ou des défis de service.

Licences/Certifications :

• Les certifications en Hôtellerie, Comptabilité, Tourisme ou domaines connexes sont préférées mais non requises.
• Permis de conduire valide requis.