Gestionnaire de propriété d'appartements

Temps plein

APERÇU DU POSTE :

Le/la Gestionnaire de propriété d'appartements est entièrement responsable de toutes les opérations quotidiennes de la propriété, supervisant et améliorant la valeur de la propriété. Supervise l'ensemble du personnel sur place (c.-à-d., Gestionnaire adjoint(e) de propriété/Teneur(se) de livres, Coordonnateurs(trices) de location, personnel d'entretien, Préposé(e) à l'entretien des terrains, Peintre(s) et Préposé(e) aux chambres)

FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS :

Finances

• Tenir des registres précis de toutes les transactions immobilières et les soumettre en temps opportun (c.-à-d., rôles de loyer, rapports de délinquance, entrées/sorties, dépôts de garantie, etc.).

• Préparer les budgets annuels et les projections de revenus de manière opportune et précise.

• S'assurer que tous les loyers et frais de retard/frais de chèque sont perçus, enregistrés et déposés en temps opportun.

• Générer les actions légales, documents et processus nécessaires conformément aux directives de l'État et de l'entreprise.

• Assurer une communication constante avec les fournisseurs/entrepreneurs concernant la planification, la facturation, les relations avec les fournisseurs et les certificats d'assurance.

• S'assurer que les factures de comptes créditeurs sont soumises au siège social pour paiement, gérer la petite caisse et tous les fonds.

• Démontrer la capacité à comprendre les objectifs financiers, exploiter l'actif dans le meilleur intérêt des propriétaires conformément aux politiques et procédures de la propriété.

Location

• S'assurer que la propriété est louée à sa pleine capacité.

• Utiliser des stratégies de marketing pour attirer les résidents potentiels.

• Confirmer que les techniques du personnel de location sont efficaces pour conclure les ventes.

• Confirmer que le personnel de location recueille des informations sur la concurrence du marché dans la région et les classe.

• Surveiller et analyser continuellement les journaux de trafic, les ratios de conversion, les directives budgétaires, les informations de renouvellement, les données de marketing, etc., afin de pouvoir fournir des informations à jour et appropriées lorsque demandé par d'autres.

• Représenter l'entreprise de manière professionnelle en tout temps.

Administration

• Préparer et/ou mettre en œuvre des procédures et des systèmes conformément aux directives de l'entreprise pour assurer un flux de travail ordonné et efficace.

• Confirmer que tous les baux et documents correspondants sont complétés et saisis dans le système de gestion de propriété Appfolio avec précision et en temps opportun.

• S'assurer que les dossiers des résidents actuels sont correctement tenus à jour.

• S'assurer que tous les documents administratifs sont exacts, complets et soumis en temps opportun.

• Diriger l'équipe d'urgence pour la propriété. Assurer une réponse et une gestion appropriées de toutes les urgences de la propriété avec le personnel, les résidents, les bâtiments, etc., conformément aux directives de l'entreprise pour minimiser les responsabilités (c.-à-d., activités criminelles sur la propriété, blessures des employés/résidents, incendies, inondations, gels, etc.).

Rétention des résidents

• Traiter les préoccupations et les demandes des résidents en temps opportun pour assurer la satisfaction des résidents à l'égard de la gestion.

• Développer et/ou mettre en œuvre des programmes de rétention des résidents (c.-à-d., activités pour résidents, promotions spéciales, bulletins d'information mensuels, etc.).

• Assurer la distribution de tous les avis émis par l'entreprise ou la propriété (c.-à-d., mauvais temps, urgence, etc.).

• Mettre en œuvre systématiquement les politiques de la propriété.

Gestion du personnel

• Utiliser systématiquement des techniques efficaces et les directives de l'entreprise pour sélectionner, embaucher, intégrer et former le nouveau personnel.

• Assurer l'efficacité du personnel par la formation continue, l'instruction, le counseling et le leadership.

• Planifier les horaires et les tâches du personnel de bureau hebdomadaires/quotidiens.

• Coordonner l'horaire d'entretien et les tâches avec le Superviseur d'entretien.

• Administrer les plans d'action systématiquement et en temps opportun en cas de problèmes de rendement. Documenter de manière appropriée, communiquer la situation au superviseur, au Directeur des ressources humaines, et procéder à la cessation d'emploi si nécessaire.

• Fournir du soutien au personnel pour encourager le travail d'équipe et diriger en donnant l'exemple dans la création d'un environnement harmonieux.

• S'assurer que tous les processus administratifs impliquant le personnel sont traités en temps opportun (c.-à-d., évaluations de rendement, révisions salariales, feuilles de temps, formulaires de changement de statut, etc.).

Entretien

• Maintenir l'apparence de la communauté et s'assurer que les réparations sont notées et complétées en temps opportun. Cela nécessite des inspections et des visites régulières de la propriété.

• Assurer la qualité et la quantité des appartements prêts pour le marché.

• S'assurer que les modèles et les appartements prêts pour le marché sont inspectés quotidiennement et communiquer tout besoin lié aux services à l'entretien.

• S'assurer que toutes les demandes de service sont enregistrées et communiquées de manière appropriée à l'entretien.

Sécurité

• Apprendre et assurer le respect de toutes les règles de sécurité de l'entreprise, locales, provinciales et fédérales.

• S'assurer que les conditions dangereuses sont corrigées en temps opportun.

• Diriger le personnel à suivre un principe de « sécurité d'abord ».

QUALIFICATIONS ET EXIGENCES :

• Diplôme universitaire souhaité.

• Permis de courtier BRE de la Californie souhaité

• Gestionnaire d'appartements certifié (CAM) ou Gestionnaire de résidents accrédité (ARM) souhaité.

• Le poste exige un minimum de 2 ans sur place en tant que Consultant(e) en location et/ou Gestionnaire adjoint(e) de communauté; considérera 3 ans d'expérience de supervision dans une entreprise de service à la clientèle avec certification(s) appropriée(s).

• Démontrer la capacité à appliquer les principes de la pensée logique pour définir les problèmes, recueillir les données pertinentes, établir les faits, tirer des conclusions valides et initier un plan d'action approprié.

• Communiquer efficacement les idées, les images et les objectifs à un groupe diversifié de personnalités.

• Doit posséder une attitude positive et la capacité à sourire en toutes circonstances.

• Obtenir la certification Fair Housing avant toute interaction avec les prospects ou les résidents.

• Compétence dans les compétences informatiques personnelles, le clavier, la recherche sur Internet, les mathématiques, la suite Microsoft Office incluant Word, Excel et Outlook ainsi que les applications logicielles communautaires.

• Connaissance des lois et règlements de l'OSHA.

• Participer à la formation afin de se conformer aux lois nouvelles ou existantes.

• Être capable de travailler en soirée et les fins de semaine.

• Se présenter de manière soignée, propre et professionnelle en tout temps tout au long de la journée de travail et/ou chaque fois que présent(e) à la communauté.

• Se conformer aux attentes énoncées dans le Manuel de l'employé(e).