Administrador(a) de Propiedades de Apartamentos

Tiempo Completo

DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PUESTO:

La Persona Encargada de la Administración de Propiedades de Apartamentos es completamente responsable de todas las operaciones diarias de la propiedad, supervisando y mejorando el valor de la propiedad. Supervisa a todo el personal en el sitio (es decir, Asistente de Administrador de Propiedades/Contador, Coordinadores de Arrendamiento, personal de Mantenimiento, Encargado(s) de Terrenos, Pintor(es) y Encargado(s) de Limpieza)

DEBERES Y RESPONSABILIDADES:

Financiero

• Mantener registros precisos de todas las transacciones de la propiedad y presentarlos de manera oportuna (es decir, listados de rentas, reportes de morosidad, mudanzas de entrada/salida, depósitos de seguridad, etc.).

• Preparar presupuestos anuales y proyecciones de ingresos de manera oportuna y precisa.

• Asegurar que todos los alquileres y cargos por mora/cheques se cobren, registren y depositen de manera oportuna.

• Generar acciones legales necesarias, documentos y procesos de conformidad con las directrices estatales y de la empresa.

• Proporcionar comunicación constante con proveedores/contratistas respecto a programación, facturación, relaciones con proveedores y certificados de seguro.

• Asegurar que las facturas de Cuentas por Pagar se presenten a la oficina corporativa para pago, manejar caja chica y todos los fondos.

• Demostrar la capacidad de comprender objetivos financieros, operar el activo en el mejor interés de los propietarios de conformidad con las Políticas y Procedimientos de la propiedad.

Arrendamiento

• Asegurar que la propiedad se alquile a su máxima capacidad.

• Utilizar estrategias de marketing para asegurar residentes potenciales.

• Confirmar que las técnicas del personal de arrendamiento sean efectivas para obtener cierres.

• Confirmar que el personal de arrendamiento recopile información sobre la competencia del mercado en el área y la archive.

• Monitorear y analizar continuamente registros de tráfico, ratios de conversión, directrices presupuestarias, información de renovación, datos de marketing, etc., para poder proporcionar información actualizada y apropiada cuando sea solicitado por otros.

• Representar a la empresa de manera profesional en todo momento.

Administrativo

• Preparar e/o implementar procedimientos y sistemas dentro de las directrices de la empresa para asegurar un flujo de trabajo ordenado y eficiente.

• Confirmar que todos los arrendamientos y documentación correspondiente se completen e ingresen al Sistema de Administración de Propiedades Appfolio de manera precisa y oportuna.

• Asegurar que los archivos actuales de residentes se mantengan adecuadamente.

• Asegurar que toda la documentación administrativa sea precisa, completa y se presente de manera oportuna.

• Liderar el equipo de emergencia de la propiedad. Asegurar la respuesta y manejo apropiados de todas las emergencias de la propiedad con personal, residentes, edificios, etc. dentro de las directrices de la empresa para minimizar responsabilidades (es decir, actividad criminal en la propiedad, lesiones de empleados/residentes, incendios, inundaciones, congelaciones, etc.).

Retención de Residentes

• Abordar las preocupaciones y solicitudes de residentes de manera oportuna para asegurar la satisfacción de los residentes con la administración.

• Desarrollar e/o implementar programas de retención de residentes (es decir, funciones de residentes, promociones especiales, boletines mensuales, etc.).

• Asegurar la distribución de todos los avisos emitidos por la empresa o la propiedad (es decir, mal tiempo, emergencia, etc.).

• Implementar consistentemente las políticas de la propiedad.

Gestión de Personal

• Utilizar consistentemente técnicas exitosas y directivas de la empresa para seleccionar, contratar, orientar y capacitar nuevo personal.

• Asegurar la eficiencia del personal a través de capacitación continua, instrucción, asesoramiento y liderazgo.

• Planificar horarios y asignaciones semanales/diarias del personal de oficina.

• Coordinar el cronograma de mantenimiento y asignaciones con el Supervisor de Mantenimiento.

• Administrar planes de acción consistentemente y de manera oportuna con problemas de desempeño. Documentar apropiadamente, comunicar la situación al supervisor, Director de Recursos Humanos, y terminar adecuadamente cuando sea necesario.

• Proporcionar apoyo al personal para fomentar el trabajo en equipo y liderar como ejemplo en la creación de un ambiente armonioso.

• Asegurar que todos los procesos administrativos que involucren personal se manejen de manera oportuna (es decir, evaluaciones de desempeño, revisiones salariales, hojas de tiempo, formularios de cambio de estado, etc.).

Mantenimiento

• Mantener la apariencia de la comunidad y asegurar que las reparaciones se anoten y se completen de manera oportuna. Esto requiere inspecciones y recorridos regulares de la propiedad.

• Asegurar la calidad y cantidad de apartamentos listos para el mercado.

• Asegurar que los modelos y apartamentos listos para el mercado se recorran diariamente y comunicar cualquier necesidad relacionada con servicios al mantenimiento.

• Asegurar que todas las solicitudes de servicio se registren y se comuniquen apropiadamente al mantenimiento.

Seguridad

• Aprender y asegurar el cumplimiento de todas las reglas de seguridad de la empresa, locales, estatales y federales.

• Asegurar que las condiciones inseguras se corrijan de manera oportuna.

• Dirigir al personal a seguir un principio de "seguridad primero".

CALIFICACIONES Y REQUISITOS:

• Se prefiere título universitario.

• Se prefiere Licencia de Corredor BRE de California

• Se prefiere Gerente de Apartamentos Certificado (CAM) o Gerente de Residentes Acreditado (ARM).

• El puesto requiere un mínimo de 2 años en el sitio como Consultor de Arrendamiento y/o Asistente de Gerente de Comunidad; se considerarán 3 años de experiencia supervisoria en un negocio relacionado con servicio al cliente con certificación(es) apropiada(s).

• Demostrar la capacidad de aplicar principios de pensamiento lógico para definir problemas, recopilar datos pertinentes, establecer hechos, sacar conclusiones válidas e iniciar un curso de acción apropiado.

• Comunicar efectivamente ideas, imágenes y objetivos a un grupo diverso de personalidades.

• Debe poseer una actitud positiva y la capacidad de sonreír bajo todas las circunstancias.

• Obtener certificación de Vivienda Justa antes de interactuar con prospectos o residentes.

• Competencia en habilidades de computadora personal, teclado, búsqueda en internet, matemáticas, Suite de Microsoft Office incluyendo Word, Excel y Outlook así como aplicaciones de software comunitario.

• Conocimiento de las leyes y regulaciones de OSHA.

• Participar en capacitación para cumplir con leyes nuevas o existentes.

• Poder trabajar noches y fines de semana.

• Presentarse de manera ordenada, limpia y profesional en todo momento durante la jornada laboral y/o siempre que esté presente en la comunidad.

• Cumplir con las expectativas demostradas en el Manual del Empleado.