Gestionnaire des services de convention

Transformez les grands événements en expériences inoubliables au cœur de Nashville

Chez Hampton Inn & Suites Nashville Downtown – Capitol View, les réunions et les événements sont bien plus qu'une salle, un menu et un calendrier. Ce sont des occasions de créer des expériences que les clients se rappellent — et des relations qui les incitent à revenir.

Nous recherchons un(e) responsable des services de congrès qui sait transformer un contrat signé en un événement parfaitement exécuté. Une personne capable de gagner la confiance des clients, d'anticiper leurs besoins avant qu'ils ne les expriment, de communiquer les détails entre les différents services, et de repérer les occasions de développer l'activité en cours de route.

Si vous êtes organisé(e), sociable, orienté(e) vers la vente et que vous vous épanouissez lorsque de nombreux éléments sont en mouvement, ce poste pourrait être votre prochain grand pas.

Ce que vous ferez

En tant que responsable des services de congrès, vous serez le principal point de contact pour les réunions, les événements de restauration et les groupes qui vous sont attribués, de la phase de planification jusqu'à l'exécution et le suivi.

Vous devrez :

• Établir des relations solides avec les clients en les accompagnant dans la planification et l'organisation de leurs réunions et événements.

• Coordonner tous les détails des groupes qui vous sont attribués, notamment les espaces de réunion, la restauration et les boissons, les besoins audiovisuels, l'aménagement des salles, les calendriers, les modalités de facturation et les demandes spéciales.

• Préparer et diffuser des bons de commande d'événements (BEO) exacts, les fiches de groupe, les calendriers d'événements et autres documents opérationnels.

• Saisir et tenir à jour les listes d'hébergement des groupes avec exactitude, et veiller à ce que les réservations et les informations de groupe soient correctement reflétées dans les systèmes de l'hôtel.

• Coordonner les listes d'hébergement, les arrangements pour les personnes VIP, les équipements, les instructions de facturation, les exigences de facturation directe et les autres aspects logistiques des groupes.

• Animer des réunions préalables aux congrès et communiquer clairement les détails des événements aux services de l'hôtel.

• Travailler en étroite collaboration avec la réception, l'entretien ménager, la restauration et les boissons, la maintenance technique et les autres services pour assurer une exécution sans faille.

• Représenter l'hôtel de façon visible pendant les événements et réagir rapidement lorsque les besoins des clients changent.

• Tenir à jour des informations détaillées et exactes sur les clients et les événements dans les systèmes de vente et de restauration de l'hôtel.

• Organiser des visites de sites et des réunions de planification avec les clients, au besoin.

• Repérer les occasions de vente incitative portant sur la restauration et les boissons, les espaces de réunion, les services audiovisuels, les offres événementielles améliorées et les autres services de l'hôtel.

• Participer à la vente et à la conclusion d'opportunités de restauration, lorsque cela est approprié.

• Maintenir une solide connaissance des espaces de réunion de l'hôtel, des chambres, de l'offre de restauration et de boissons, des équipements de l'hôtel et du marché local de Nashville.

• Passer en revue les événements à venir avec la direction de l'hôtel et les services opérationnels afin de repérer les difficultés potentielles avant qu'elles ne deviennent des problèmes.

• Veiller à ce que les engagements contractuels et les attentes des clients soient communiqués avec exactitude et tenus de manière constante.

• Assurer le suivi auprès des clients après les événements afin de mesurer leur satisfaction, renforcer les relations et repérer les occasions de collaborations récurrentes.

• Aider l'équipe des ventes et de la restauration dans la prospection, la sollicitation de clients et les projets spéciaux, selon les besoins de l'entreprise.

• Exécuter toute autre tâche ou responsabilité confiée en fonction des besoins de l'hôtel et de l'exploitation.

Les responsabilités énumérées ci-dessus ne constituent pas une liste exhaustive ou complète des tâches requises pour ce poste. Les responsabilités peuvent évoluer ou s'élargir en fonction du niveau d'activité, des besoins opérationnels et des directives de la direction.

À quoi ressemble la réussite

Les excellent(e)s responsables des services de congrès ne se contentent pas de traiter des formalités administratives.

Ils et elles prennent en charge l'événement.

Vous réussirez dans ce poste lorsque les clients vous feront confiance, que les services sauront exactement ce qui est attendu, que les BEO seront exacts, que les événements se dérouleront sans heurts, que les occasions d'accroître les revenus seront saisies et que les clients repartiront avec l'envie de réserver de nouveau chez nous.

Ce que nous recherchons

Nous recherchons une personne qui est :

• Très organisée et capable de gérer plusieurs événements et échéances simultanément.

• À l'aise pour communiquer directement avec les clients d'entreprise, les organisateurs de réunions, les clients sociaux, les fournisseurs et la direction de l'hôtel.

• Attentive aux détails sans perdre de vue l'expérience globale du client.

• Sûre d'elle pour prendre des décisions et résoudre des problèmes dans un environnement au rythme soutenu.

• Naturellement orientée service, avec un fort sens de l'urgence.

• À l'aise pour discuter des tarifs, des mises à niveau et des services supplémentaires avec les clients.

• Un(e) communicateur(trice) efficace, à l'oral comme à l'écrit.

• Un(e) excellent(e) coéquipier(ère) qui comprend que la réussite des événements repose sur la coopération à l'échelle de tout l'hôtel.

• Souple et disposé(e) à adapter ses horaires en fonction de l'activité événementielle et des besoins de l'entreprise.

Expérience et qualifications

• Une expérience antérieure dans l'hôtellerie, la restauration, la planification d'événements, les services de congrès, les banquets ou l'hospitalité est fortement recommandée.

• Une expérience antérieure en vente hôtelière ou en vente de restauration est un atout.

• Une expérience de travail avec les BEO, les fiches de groupe, les listes d'hébergement et les documents de planification d'événements est souhaitable.

• Une expérience de saisie de listes d'hébergement et de gestion des détails de réservation de groupes est souhaitable.

• Une expérience des systèmes de vente ou de restauration hôtelière est souhaitable, mais non exigée.

• De solides compétences informatiques, notamment dans Microsoft Office et les systèmes hôteliers connexes.

• Diplôme d'études secondaires ou équivalent exigé; des études collégiales en hôtellerie, en commerce ou dans un domaine connexe sont souhaitables.

• Il faut être disponible et flexible dans ses horaires pour travailler selon les besoins de l'entreprise et des événements, y compris tôt le matin, en soirée, les fins de semaine et les jours fériés, au besoin.

Exigences physiques

Dans l'exercice des fonctions essentielles de ce poste et des autres tâches confiées, un(e) employé(e) peut être appelé(e) à s'asseoir, se tenir debout, marcher, se pencher, atteindre des objets et utiliser ses mains et ses doigts pour manipuler ou faire fonctionner des objets, des outils et de l'équipement.

Le poste peut également exiger de soulever ou de déplacer des objets pesant jusqu'à 20 livres, de communiquer verbalement et d'utiliser la vision rapprochée pour les tâches informatiques.

Avantages sociaux

• Rabais pour l'hébergement et les voyages

• Équipe dynamique et excellente culture

• Perfectionnement professionnel et personnel au sein d'une entreprise en croissance

• Assurance médicale (avec CSS), dentaire, vision, vie et mort accidentelle et mutilation (AD/D), invalidité de longue durée (ILD), invalidité de courte durée (ICD), assurance vie facultative et assurance complémentaire

• REER collectif 401K avec contrepartie de l'employeur

• Congés payés et vacances

• Remboursement des frais de scolarité

• Paie quotidienne

• Primes et incitatifs à l'engagement

• Autres avantages liés aux voyages et au divertissement

Pourquoi se joindre à Chartwell Hospitality?

Chez Chartwell Hospitality, nous sommes bien plus qu'une entreprise de gestion hôtelière entièrement intégrée. Nous formons une équipe déterminée à faire les choses comme il se doit, à agir avec intégrité et à soutenir la réussite de chacun.

Nous croyons à la création de possibilités permettant à nos employé(e)s de grandir, d'avoir un impact significatif et de bâtir des carrières enrichissantes.

Ce poste offre une exposition à la vente hôtelière, à la restauration, aux opérations, à la génération de revenus, à la gestion des relations clients et à l'exécution d'événements — une expérience qui peut ouvrir la voie à de futures occasions en vente de restauration, en vente hôtelière, en services de congrès, en direction des ventes et en direction hôtelière.

Chez Hampton Inn & Suites Nashville Downtown – Capitol View, vous travaillerez avec une équipe qui exige des normes élevées, avance rapidement, se soutient mutuellement et est fière d'offrir une expérience que nos clients et invités souhaitent renouveler.

Si vous êtes prêt(e) à grandir au sein d'une entreprise qui valorise ses employé(e)s, est fière de l'hospitalité exceptionnelle et vous offre la possibilité d'avoir un réel impact, nous serions ravis d'avoir de vos nouvelles.