Préposé(e) aux comptes de l'hôtel

Temps plein

Le préposé(e) aux comptes fournit un soutien comptable quotidien à l'hôtel, en assurant le traitement opportun et exact des données financières, les rapprochements de comptes et les rapports mensuels. Ce rôle joue un rôle clé dans le maintien de la conformité aux contrôles internes et dans le soutien des leaders opérationnels avec des informations financières. Vous contribuerez à un environnement de travail collaboratif et axé sur les détails tout en incarnant notre mission d'entreprise : « l'hospitalité de notre famille à la vôtre ».

Responsabilités du poste :

• Préparer et émettre les rapports de ventes quotidiens.
• Traiter et gérer tous les achats via IbuyEfficient et saisir les comptes créditeurs dans M3.
• Vérifier les pourboires quotidiens des serveurs, barmen et membres de l'équipe de banquet.
• S'assurer que les membres de l'équipe sont formés aux procédures appropriées pour la réception des fournitures entrantes.
• Suivre et rapprocher tous les comptes clients de l'hôtel et du restaurant.
• Surveiller les paiements dus pour les banquets et les services de traiteur et assurer le recouvrement en temps opportun.
• Régler les transactions quotidiennes par carte de crédit et vérifier les soldes par rapport aux registres PMS et POS.
• Trier et classer toute la documentation de sauvegarde de l'audit de nuit.
• Examiner les notes de transmission et communiquer les mises à jour pertinentes à l'équipe de la réception/audit de nuit.
• Collaborer avec le personnel de la réception et du restaurant pour assurer l'exactitude de la saisie et résoudre rapidement les écarts.
• Examiner et préparer les rapports quotidiens de gratuités et d'allocations.
• Répondre aux demandes de facturation des clients, y compris les rétrofacturations par carte de crédit et les ajustements de facturation.
• Maintenir des dossiers financiers organisés conformément aux politiques de conservation des documents.
• Témoigner et vérifier les dépôts de trésorerie quotidiens et les dépôts bancaires avec le directeur général.
• Enquêter et assurer le suivi des excédents ou des manques de caisse quotidiens.
• Examiner les soldes du registre des clients et communiquer les écarts aux chefs de département, au contrôleur ou au vice-président exécutif.
• Effectuer l'inventaire mensuel F&B, y compris le suivi séparé des alcools, bières et vins.
• Aider aux demandes de facturation et aux recouvrements liés aux comptes de groupe ou d'adhésion.
• Examiner et maintenir la documentation justificative des certificats d'exonération fiscale.
• Aider aux audits internes et externes en assurant le respect des contrôles financiers appropriés.
• Suivre une formation croisée avec les membres de l'équipe comptable pour assurer la continuité des responsabilités.
• Aider aux processus de clôture de fin de mois et à d'autres tâches départementales selon les besoins.
• Surveiller les rapports d'annulation POS pour le personnel horaire et la direction afin d'assurer la conformité aux normes approuvées par le directeur général.
• S'assurer que les factures sont correctement codées dans IbuyEfficient (par exemple, les aliments codés aux frais alimentaires, et non à l'équipement de cuisine).
• Vérifier régulièrement les caisses des barmen pendant les opérations normales et rapprocher avec les rapports POS ; notifier le directeur général des écarts.
• Examiner les paquets d'audit de nuit et les reçus POS des serveurs/barmen pour détecter des problèmes tels que les pourboires en double ou les frais de chambre incorrects et apporter les corrections nécessaires.
• Calculer et enregistrer les données numériques avec précision et cohérence.
• Suivre les procédures établies pour maintenir des dossiers financiers détaillés.
• Effectuer des tâches comptables routinières et détaillées avec précision.
• Lire, copier et vérifier de grandes quantités de données numériques sans erreur.
• Doit maintenir une apparence professionnelle conformément aux normes de l'entreprise.
• Des responsabilités supplémentaires peuvent être assignées selon les besoins pour répondre aux demandes commerciales évolutives.

Qualifications requises :

• Diplôme d'associé ou supérieur en comptabilité, finance, hôtellerie ou domaine connexe, ou expérience comptable équivalente antérieure.
• 2-3 ans d'expérience en audit de revenus ou en comptabilité générale, de préférence dans un environnement hôtelier.
• Familiarité avec les systèmes hôteliers, y compris les plateformes PMS et POS.
• Expérience avec le logiciel de comptabilité M3 préférée, mais non requise.
• Compétence en Microsoft Excel, Word et Outlook.
• Excellentes compétences en communication, verbales et écrites.
• Grande attention aux détails et à l'exactitude lors du travail avec des données financières.

Exigences physiques :

• Doit être capable de soulever, pousser, tirer ou porter occasionnellement des articles jusqu'à 25 livres.
• Régulièrement tenu de rester assis pendant des périodes prolongées, avec utilisation fréquente des mains et des doigts pour la dactylographie, la saisie de données et le travail informatique.
• Doit être capable de se pencher, de se tendre et de se tenir debout ou de marcher occasionnellement dans un bureau ou un environnement hôtelier.
• Acuité visuelle requise pour lire les rapports, examiner les feuilles de calcul et utiliser l'équipement de bureau standard.
• Capacité à travailler dans un environnement rapide et à gérer plusieurs priorités dans les délais.
• Doit être capable de travailler selon un horaire flexible, y compris les fins de semaine ou les jours fériés occasionnels selon la clôture de fin de mois, les audits ou les projets spéciaux.

En tant qu'entreprise familiale fondée sur des relations authentiques, le Naples Hotel Group accorde une immense valeur au caractère et à la qualité de notre équipe. Nous nous engageons à créer un environnement où les associés se servent les uns les autres, nos partenaires et la communauté avec bienveillance et respect, travaillant ensemble vers un succès partagé significatif. Notre structure d'équipe très unie garantit que chaque voix est entendue, favorisant une culture collaborative riche en opportunités d'avancement professionnel et de développement personnel.

Ensemble complet d'avantages sociaux pour les employés à temps plein

• Congés payés : 2 semaines de vacances la première année et 4 jours de congé maladie par an
• Assurance maladie, dentaire et vision complète, plus couverture invalidité et vie
• 401(k) avec contribution patronale
• Réductions exclusives sur les hôtels mondiaux
• Opportunités de croissance professionnelle dans notre portefeuille hôtelier
• Avantages supplémentaires incluant le temps de bénévolat rémunéré et les réductions de style de vie