Coordonnateur des ventes - Réunions et événements

Temps plein

Lieu : Niagara-on-the-Lake, Ontario

Ouverture : Été 2026

Le Clayfield, nouvel hôtel-boutique de luxe de 102 chambres, ouvrira ses portes à Niagara-on-the-Lake et fait partie de la collection Unbound by Hyatt. Exploité par Urgo Hotels & Resorts Canada, le Clayfield offrira une expérience client raffinée et hautement personnalisée, empreinte de luxe discret, de savoir-faire artisanal et d'un fort sentiment d'appartenance au lieu.

Le/la coordinateur/trice des ventes joue un rôle essentiel auprès de l'équipe commerciale en coordonnant les aspects administratifs et organisationnels du processus de vente. Sous la responsabilité du/de la directeur/trice des ventes, ce poste contribue à garantir une expérience client optimale, de la première prise de contact à la signature du contrat, tout en fournissant un soutien indispensable permettant à l'équipe commerciale de se concentrer sur le développement des relations clients et la génération de revenus.

Ce poste est idéal pour une personne organisée, qui apprécie le travail d'équipe et qui a à cœur de fournir un service exceptionnel en coulisses. La réussite à ce poste repose sur la capacité à allier rigueur et communication efficace dans un environnement de travail collaboratif et dynamique.

Ce que vous ferez

• Coordonner les demandes de renseignements commerciaux entrantes et contribuer à répondre rapidement aux clients potentiels.
• Préparer les propositions, les contrats, les devis, les listes de chambres et autres documents de vente sous la direction du directeur des ventes.
• Maintenir à jour les informations clients, les détails des réservations et les activités de vente dans les systèmes de vente de l'hôtel.
• Suivre les propositions, les réservations provisoires, les contrats, les acomptes et les échéances clés pour soutenir le processus de vente.
• Apporter un soutien à l'équipe commerciale en planifiant les réunions, les visites de sites et les rendez-vous clients.
• Préparer les supports de présentation commerciale, les propositions et les documents promotionnels pour les rendez-vous clients et les événements du secteur.
• Conserver des fichiers et une documentation numériques organisés pour toutes les réservations de groupe et d'événements.
• Apporter son concours aux initiatives, aux activités de suivi et aux projets de gestion de comptes.
• S'assurer que les calendriers de facturation et de dépôt sont documentés et communiqués en interne.
• Coordonner la communication interne entre les services des ventes, des banquets, de la réception, des finances et de la restauration afin d'assurer un transfert précis des informations une fois la réservation confirmée.
• Apporter un soutien à la préparation des documents de passation de pouvoir afin d'assurer une transition en douceur entre l'équipe des ventes et l'équipe événementielle pour la coordination et l'exécution des événements.
• Participer à la préparation des rapports de vente, des prévisions, du suivi de la production et autres rapports administratifs.
• Contribuer à la gestion des supports de vente et de marketing, des ressources numériques et des bases de données clients.
• Apporter son aide lors des salons professionnels, des événements sectoriels et des initiatives promotionnelles, le cas échéant.
• Soutenir les initiatives de vente préalables à l'ouverture, le développement de la base de données, la préparation des supports marketing et la mise en place administrative.
• Offrir un service exceptionnel aux clients en répondant de manière professionnelle et rapide tout au long du processus de vente.
• Apporter un soutien aux responsabilités commerciales et administratives supplémentaires, selon les besoins et conformément au périmètre du poste.
• Autres tâches assignées

Ce que vous apporterez

• 1 à 3 ans d'expérience minimum dans un rôle de coordinateur des ventes, administratif ou de soutien dans le secteur de l'hôtellerie, idéalement dans un environnement hôtelier.
• Solides compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs priorités et échéances.
• Un souci exceptionnel du détail et un haut niveau de précision.
• Compétences professionnelles en communication écrite et orale.
• Une approche proactive et axée sur le service, ainsi qu'un véritable enthousiasme pour la création d'expériences client exceptionnelles.
• Capacité à travailler en toute confiance dans un environnement dynamique où les priorités peuvent changer.
• Maîtrise de Microsoft Office, notamment Outlook, Excel et Word.
• L'expérience des systèmes de vente hôtelière tels qu'Envision, Opera, Delphi ou des plateformes similaires est considérée comme un atout.
• Un esprit pratique et axé sur le travail d'équipe, avec une volonté d'intervenir au besoin pour soutenir l'opération.

Pourquoi nous rejoindre ?

• Une rémunération compétitive et un ensemble complet d'avantages sociaux conçus pour soutenir votre bien-être et votre développement à long terme.
• Travaillez dans un environnement collaboratif soutenu par la direction, Urgo Hotels & Resorts Canada et Hyatt.
• Accès aux avantages voyages offerts aux employés de Hyatt.
• Une culture d'entreprise fondée sur le respect, le savoir-faire et la fierté d'appartenir à la magnifique ville de Niagara-on-the-Lake.
• Participez à l'aventure passionnante de la préouverture d'un hôtel-boutique de luxe et contribuez à faire du Clayfield l'une des destinations de choix pour les réunions et les événements à Niagara-on-the-Lake.

Nous acceptons les candidatures de personnes résidant actuellement au Canada et possédant un droit de travail complet. Seuls les candidats retenus pour une entrevue pourront répondre.